יש סיבה למסיבה? כך מפיקים אירוע בראש שקט

הפקה של אירוע זה לא עניין של מה בכך. מדובר בתהליך שמחייב יישום של 4 צעדים חשובים. מדריך זה יציג בפניכם את הצעדים הללו בהרחבה, כדי שתוכלו להתנהל לפיהם ולערוך מסיבה בלתי נשכחת ללא מאמץ. הישארו כאן ותגלו מה עליכם לעשות? והאם יש פעולות מסוימות שעדיף להימנע מהן לאורך הדרך?

הצעד הראשון: בחירת מיקום מתאים

תכירו את האלמנט המרכזי שישפיע על האווירה, הנוחות והחוויה הכללית של האורחים – המיקום. עליכם להחליט בשלב זה מהו האזור הגאוגרפי שבו תתקיים המסיבה, כאשר ההמלצה היא להתמקד ברדיוס של הסביבה שבה אתם מתגוררים, על מנת להקל על האורחים שצפויים להגיע מהאזור. חשוב לציין שבאפשרותכם לבחור אולם, גן אירועים, ווילה או אפילו את החצר הפרטית שלכם, במידה וזו יכולה להכיל את מספר המוזמנים הצפוי. רק לאחר שתבחרו את המיקום הנכון מבחינתכם, תוכלו לעבור לצעד הבא שיהפוך את המסיבה למיוחדת במינה.

הצעד השני: בחירה בקייטרינג

אי אפשר לעסוק בהפקה של מסיבה, מבלי לציין מילה או שתיים על הכיבוד שיוגש במקום. בשלב זה עליכם לערוך חיפוש אחר חברות מומלצות שמציעות קייטרינג טעים ואיכותי. נמליץ להקדיש זמן מה לנושא, כדי שתבחרו באופציה שתהיה לא רק טעימה, אלא תספק גם אווירה מיוחדת ותתאים לכלל האורחים, לדוגמא:

נקל על יישום צעד זה ונציע לפנות ישירות לחברת רם אירועים שמציעה חוויה קולינרית באמצעות השכרה של דוכני מזון ופודטרק.

הצעד השלישי: מסירת פרטים לספקים

כעת, בעל האולם, הצלם וחברת הקייטרינג צריכים לקבל מכם את הפרטים הבאים:

1. תאריך האירוע – שימו לב, עליכם לוודא שהתאריך מתאים לכל הספקים
2. מספר המוזמנים – מאפשר להתאים את כמויות האוכל ומקומות הישיבה
3. העדפות קולינריות – יקל על ספק הדוכנים, כדי שזה יוכל להכין את המצרכים שמתאימים לטבעונים, צמחונים או אנשים בעלי רגישויות למזונות מסוימים

הצעד הרביעי: עיצוב ההזמנה

הגיע הזמן להכין הזמנה מעוצבת שתציג בפני המוזמנים את כל הפרטים החשובים אודות המסיבה. שימו לב, יש כמה פרטים בסיסיים שצריכים להימצא בה, למשל:

• מטרת המסיבה
• תאריך ושעת האירוע
• מיקום (ניתן להוסיף ברקוד שיקשר את המוזמנים לאפליקציית מפות)
• קוד לבוש (במידה ויש)

מילים אחרונות לסיכום

כל אחד יכול להפיק אירוע בראש שקט. כדי שזה יקרה, יש צורך בבחירת מיקום מתאים, יצירת קשר עם חברת קייטרינג, מסירת פרטים לספקים והכנה של הזמנה מעוצבת. כעת אתם מכירים בשלבים הללו מקרוב, כך שנותר לכם רק ליישם אותם ולצאת לדרך.